회의가 늘어지면 시간 낭비가 심하다. 1시간 예정이 2시간 되는 건 일상. 타이머를 도입하고 나서 회의 문화가 완전히 바뀌었다.
타임박싱 회의
안건별로 시간을 정해두고, 타이머가 울리면 다음 안건으로 넘어간다. 10분 안건에 30분 쓰는 낭비를 막을 수 있다. 중요한 건 다음 회의에서 따로 다루면 된다.
발언 시간 제한
한 사람이 회의를 독점하는 걸 막으려면 발언 시간을 제한하자. 발언자별 3분 타이머를 돌리면 공평하게 의견을 나눌 수 있다. 타이머가 울리면 자연스럽게 마무리된다.
스탠딩 미팅
15분 타이머 설정하고 서서 회의하면 집중도가 높아진다. 앉아서 하면 늘어지기 쉬운데, 서있으면 빨리 끝내고 싶어진다. 아침 데일리 스크럼에 적합하다.
회의 준비 시간도 타이머로
회의 시작 5분 전에 타이머를 맞춰두면 자료 준비할 시간을 확보할 수 있다. 회의 후 5분 타이머로 회의록 정리까지 바로 하면 완벽하다.
원격 회의에서의 활용
줌이나 팀즈 화상회의에서 화면 공유로 타이머를 보여주면 모두가 시간을 인식한다. 자연스럽게 간결한 발언이 유도된다.
효율적인 회의 문화
시간 제한이 있는 회의는 결론이 빠르다. 모두가 시간을 의식하면 불필요한 발언이 줄어든다. 타이머를 회의 시작 때 화면에 띄워두면 효과가 있다. 처음엔 어색해도 한 달만 하면 회의 문화가 바뀐다. 시간은 모든 참석자의 자원이라는 인식이 생긴다.
회의 시간을 지키는 건 참석자 모두에 대한 배려다. 타이머로 시간을 공유하면 불필요한 발언이 줄어들고 결론이 빨라진다. 효율적인 회의 문화가 생산적인 조직을 만든다.